學生的檔案資料是從一開始建檔便會伴隨終身的個人信息，而傳統的檔案資料都是紙質的檔案資料，其存儲時間和查閱形式都會有很多的局限。
檔案數字化之后，在查閱學生檔案時無需再向從前一樣程序繁雜，需要經過多重步驟才能找到對應檔案，而檔案數字化之后，可直接從檔案系統中直接調取所需檔案亦或是以對應的條碼迅速定位尋找等多種方式，將大大的提高工作效率。如此高效的工作方式，在國家大力支持的前提下，各大高校也在相繼進行檔案數字化工作。
在高校的學生檔案管理室中，工作人員僅需掃描條碼或二維碼便可即時查找檔案資料，而歷史遺留檔案也將不再雜亂堆放。檔案數字化之后就算紙質檔案因為自然原因或其它條件保存不當造成的遺失或損壞，也可以通過數字化檔案查找到對應的檔案資料。
在傳統的檔案管理中，以前檔案檢索、查閱工作完全依賴人工，往往查找一份資料，檔案人員要在各個角落翻找，有時候查找一份檔案可能便需要花費上大半天的時間。
當然，檔案數字化給檔案工作管理帶來的不僅是工作效率的提高，也大大提高了檔案工作的準確性以及安全儲存性。
據了解，全國目前已有部分高校學生、畢業生檔案實現了“數字化存儲、計算機管理”，讓大部分學生、畢業生也有了“活”的“身份證”。檔案數字化的開展也讓人才工作信息更加安全有效，查詢也更加便捷，為人才引進、人盡其才提供更好保障與服務。